BLOG

ERP VE ANALİZ

Cemametrix ERP Ekibi olarak, 11 yılı aşkın süredir CANIAS ERP Proje Yönetimi tecrübesine sahibiz.
Maden, mermer, ambalaj, makina, gıda, soğuk zincir, sondaj gibi çok çeşitli sektörlerde başarılı projelere imza atmış ekibimiz ile, CANIAS ERP sisteminin tüm modülleri ve geliştirme platformu olan TROIA da müşterilerine senior seviyede danışmanlık hizmeti sunmaktayız.
ERP Proje Danışmanlık Methodolojimiz;

1-Analiz :

Başarılı bir ERP Projesi için ilk adım analizdir. ERP projelerinde kurumun tüm iş süreçlerinin tek bir çatı altında toplanması hedeflenir.

Tasarım departmanından, satışa, üretimden, insan kaynaklarına, muhasebeden, bakıma tüm departmanların iş süreçlerinin firmaya dışarıdan hizmet verecek danışmanlar tarafından, bir sistem altında toplanması ancak iyi bir analiz ile mümkündür.

Etkin bir analiz için aşağıdaki maddelere dikkat edilmelidir:

-Analiz aşamalara ayrılmalıdır. Danışman tek bir toplantı ile firmayı tanıyamaz. Dolayısıyla, firma da sisteme dair tüm sorularına tek seferde cevap alamaz. Danışman tarafından bu gerçek firmaya ne kadar erken aktarılırsa, projede yaşanacak zaman kaybı ve anlaşılamama endişesi o kadar erken önlenir.

-Analiz tümden gelim prensibi ile yapılmalı, özetten detaya doğru ilerlemelidir.
Proje başlangıcında yapılacak toplantıda firmanın krokisini çizen danışman, her modülün implementasyonundan önce yapacağı detay analiz toplantılarında, departman haritalarını çıkartmalıdır.

-Analiz doğru kişiler ile yapılmalıdır.
Analiz çalışması, danışman, proje ekibi, ve departmanın ilişkide olduğu tüm departman temsilcileri ile yapılmalıdır. Firmanın proje ekibinde bulunan anahtar kullanıcılar da bu sebeple, tüm departmanları temsil eder yapıda olmalıdır.
Satış departmanın olmadığı bir üretim departmanı analizi, ya da muhasebe departmanının olmadığı bir satınalma analizi, projenin ilerleyen süreçlerinde, yapılan işin revize edilmesi ile vakit kaybına, davet edilmeyen departmanın ilgili çalışmaya aidiyet hissetmemesine neden olacaktır.
Analiz katılımcılarının, iş süreçlerine hakim olması ve her departman adına karar verme yetkisi olan yöneticilerin bulunması analizin gücünü artıracaktır.

-Analizde sorular mantık sırasına göre sorulmalıdır.
ERP modüllerden oluşan bir yapboz olarak düşünülebilir. Köşeleri oluşturmadan başlanan yapbozda ilerlemek zor ve yavaştır. Gerek modül implementasyonları gerekse analiz bu temel prensip çerçevesinde yapılmalıdır. Firmanın ürün grupları bilinmeden, üretim teknikleri incelenirse, ya da satınalma departmanı analiz edilmeden, giriş kalite kontrol prosedürleri ele alınırsa, analiz verimsiz bir yola sapmış olur.

-Analizde sahaya inilmelidir.
Analiz, firmayı tanımak demektir. Tanımak içinse, mutlaka görsel materyel gerekir. Analiz toplantılarının ardından, mutlaka sahaya inilmeli ve üretim alanı,tekniği, yerleşim planı, depo ve stok yerleri gibi teknik inceleme yapılmalıdır. Sahaya inmenin bir diğer getirisi ise, son kullanıcının güvenini ve desteğini kazanmaktır.

-Analizde teknolojik destek alınmalıdır.
Ses kaydı, video çekimi gibi araçlardan, bilginin depolanması ve zamanın etkin kullanımı için faydalanılmalıdır.

-Analiz sonuçları dökümante edilmelidir.
Danışman, analiz katılımcılarının projenin ilerleyen safhalarına ışık tutacak temel analiz sonuçlarını gözden geçirmesi ve olası hataları en erken safhada tespit etmesi için mutlaka analiz sonuçlarını dökümante etmelidir.

ERP projelerinde, analiz projenin ilk ve en önemli adımıdır. Çünkü sistemi tanıyan danışman, firmayı da tanıyarak, iki tarafın birbiri ile olan ilişkisinin temellerini analiz ile atar.
Örneğin;
- Firmanın aday müşteri seçimini nasıl yaptığı,
-Yeni ürün ve hizmet tasarımlarının hangi yöntem ile yapıldığı,
-Yıl içerisinde vardiya sayısının, işe başlama ve bitirme zamanlarının değişiklik gösterdiği belirli günler olup olmadığı gibi soruların analizde cevaplanması , ilgili modül çalışmasında danışmanın proje ekibi ile birlikte doğru tanımlamaları yapması için kilit önem arz eder.

Başarılı bir ERP projesi için, başarılı bir analiz şarttır.



2-Uygulama, Geliştirme ve Süreç İyileştirme:

ERP bir disiplin olsa da, bu disiplinin ana komponentlerinin de biri de yazılımdır. CANIAS ERP, rakipleri arasında, hızlı implementasyon ve esneklik konularında gücünü kanıtlamış, modüler ve platform bağımsız bir yazılımdır.

Hızlı implementasyonun en büyük kaynağı, CANIAS ERP'nin 25 yılı aşkın tarihçesinde, çok sayıda implementasyonda karşılaşılan ihtiyaçların ürün standardına eklenmiş olmasıdır. Ayrıca, sürekli yeniliklerin takipçisi ve öncüsü olarak, standart uygulamalar sürekli güçlenmektedir.

Dolayısıyla, analiz sürecinde, firmanın ihtiyaçları doğru tespit edildiğinde,bu ihtiyaçların büyük kısmının halihazırda CANIAS ERP'de varolan fonksiyonlarla çözümü sağlanmaktadır.

Analiz sürecinde, firmaya, firmanın bulunduğu sektöre özel ihtiyaçların çözülmesi için ise, CANIAS ERP'nin açık kaynak kodlu platformu TROIA'da ihtiyaçların çözülmesi çok hızlı ve kolay yöntemler ile mümkündür. Ancak, danışmanlık ekibinin en önemli görevlerinden biri de doğru zamanda geliştirme yapmaktadır. Firmanın süreçlerinde bir hata var ise, mutlaka süreçler iyileştirilmeli ve verimli bir çözüm sağlanmalıdır.

Bu ayrımı iyi bir örnek ile açıklayalım:

-Madencilik sektöründe, yerüstü üretimler Dekapaj isimli operasyonlar ile gerçekleşmektedir. Dekapaj yönetimini nihai ürün üretimine bir hazırlık operasyonu olarak düşündüğümüzde, standart bir üretim takibi ya da ürün ağacı ile çözülemeyecek bir çok faktör olduğu görülecektir. Dekapajın hacmi (m3), Nihai ürün ağırlığının dekapaja oranı (Ton/m3), Dekapajda çalışan personelin ya da kamyonların takibi bu faktörlere bazı örneklerdir.

-Ambalaj sektöründe, flexible bir üretimde, standart reçete kullanımı ve hatta standart ürün operasyonlarını uygulamak mümkün değildir. Çünkü müşteriden gelen tasarımın bobin dizilimi, film kat sayısı, baskı yönü, sipariş miktarı vb. değişkenler ürünün reçetesini ve rotasını direkt olarak etkilemektedir.

Yukarıdaki gibi, örneklerde, sağlam bir ERP altyapısı üzerine, sürece özel geliştirmeler yapma ihtiyacı oluşmaktadır. Bu tip ihtiyaçları CANIAS ERP standart süreçleri ile paralel olarak çözmek ise, doğru danışmanlık ekibi ve TROIA ile hayata geçirmek oldukça pratiktir.

-"Herhangi bir sektörde, müşteri tekliflerini excelde verip, teklifler siparişe dönüştüğünde, bu bilgileri excelden sisteme aktarmamız gerekmektedir."
-"Stoklarımızı güncel takip edemiyoruz. Bu sebeple her gün sisteme stoğumuzu excel ile aktaralım."
Bu gibi bir talep geldiğinde ise, danışmanın görevi, mutlaka müşteri sürecindeki hataları vurgulayarak, müşteriyi doğru sürece yöneltmek olmalıdır.
Her ne kadar teknik olarak mümkün olsa da bu talepleri karşılamak yerine;
-"Teklifler sisteme girildiğinde, siparişe dönüşmemiş teklifler analiz edilebilir. Böylece sipariş dönüşüm oranınızı artırmak için gerekli önlemleri alabilirsiniz.","Teklif fiyatlandırma politikanızı, sisteme alırsanız, kurumsal imajınızı güçlendirir, hata riskini ortadan kaldırırsınız.",
-"Stoklar canlı olarak takip edilmediğinde, üretimden, sevkiyata tüm süreçleriniz aksar"
gibi bilgilendirmeler yapılarak, müşterinin sürekli olarak tekrarladığı ve artık doğru gelmeye başlayan süreçler, sistem geçişi ile birlikte iyileştirilmelidir.

3-Eğitim :

İyi bir analiz ve doğru bir uygulama ile ERP sistemi müşteri ihtiyaçlarını karşılamaya hazırdır. Sıradaki adım, kullanıcılar ile sistemi en verimli şekilde tanıştırmaktır.
ERP İmplementasyonlarında, eğitim süreci planlanırken, dikkat edilmesi gereken temel başlıklar şunlardır:
-Eğitimlere yapılacak katılım önceden kadro ve zaman olarak planlanmalı ve katılıma dair form doldurulmalıdır.
-Başta ERP Proje yöneticisi olmak üzere, ERP Anahtar Kullanıcıları, tüm eğitimlere katılmalıdır:
Yetki alanı ne olursa, olsun anahtar kullanıcı ERP Sisteminin tüm modülleri ile ilgili fikir sahibi olmalıdır. Diğer departmanlarda süreçlerin nasıl ilerlediğini öğrenmelidir.
Ör: Anahtar kullanıcı olarak belirlenmiş muhasebe sorumlusu sadece muhasebe eğitimlerine değil, üretim, stok, satınalma vb. tüm eğitimlere katılarak, kendi departmanındaki iş süreçlerini doğrudan ya da dolaylı olarak etkileyen tüm süreçleri takip etmelidir.
-Eğitimlerden önce sistem testleri danışmanlar tarafından mutlaka yapılmalı ve kullanıcı eğitimi esnasında öngörülmeyen eksikler ile kullanıcı dikkati dağıtılmamalıdır.
-Eğitimlerde, soru cevap kısmı planlanmalı ve bu kısımdan önce kesinlikle istisnai konular ile ilgili soru alınmamalıdır. Aksi takdirde, katılımcıların dikkati dağılacaktır.
-Mümkünse, en azından belli kullanıcıların eğitimde anlatılan uygulamaları, canlı olarak test etmesi sağlanmalıdır.
-Eğitimler dökümante edilmelidir. Mümkünse, eğitim öncesi görselleri zengin döküman, eğitim esnasında ise video kayıt kurumsal eğitim dökümantasyonu için faydalı olacaktır. Aynı zamanda aynı eğitimin tekrarında yüklenilecek maliyet önlenecektir.

4-Test :

Test safhası, basit tabir ile "Köprüden Önceki Son Çıkış"tır.
Özellikle, eğitim safhasında eksik bilgisi kalan kullanıcılar, bu safhada tespit edilmeli ve eksikleri tamamlanmalıdır.
Bu safhada en büyük görev, firma tarafındaki Proje Yöneticisindedir.
Yönetici kullanıcıların, uygulama testlerini önceden planlanmış safhalar ile birebir takip etmelidir.
Unutulmamalıdır ki, ERP modüllerinde test aşamasında sadece bir departmanda yapılacak ihmaller, domino etkisi ile diğer departmanları da etkileyecektir.
Ör: Satınalma departmanının test aşamasında sipariş açtığı, ancak lojistik departmanının stok girişi yapmadığı bir testte, muhasebenin fatura işlemleri aksayacaktır.

5-Canlı Kullanım :

ERP Projelerinin mezuniyetleri "Canlı Kullanım" evresinde olur.
Uzun süren emeklerin sonucu artık meyve verecektir.
Canlı kullanımda başarıya ulaşmak için, mutlaka bu evreye kadar olan tüm adımlar titizlik ile takip edilmelidir.
Aşağıdaki 3 kriter, başarılı bir proje için vazgeçilmezdir:
1-İyi bir ERP (CANIAS ERP)
2-İyi bir danışmanlık ekibi
3-İyi bir firma içi ERP Proje Yönetimi

Bu 3 kriterden 1 tanesi bile eksikse, ne yazık ki Proje Mezuniyet Notu düşük olacaktır.

6-Bakım :

ERP Projeleri başarı ile hayata geçtikten sonra;
-Firmaların iş süreçlerindeki revizyonlar
-Yasal düzenlemeler
-Teknolojik yenilikler
sebepleri ile firmaların uzun soluklu bir yol arkadaşına ihtiyaçları olacaktır.
CANIAS ERP, yasal ve teknolojik gelişmeleri sürekli takip eden ve yeniliklerde öncü olan arge ekibi ile firmaların sadece bugün için değil, gelecek için de ihtiyaçlarını karşılamayı ilke edinmiştir.
IAS'nin bizzat sadece Türkiye'de 3 ildeki danışmanlık ofisleri ve 15 i aşkın sayıdaki çözüm ortakları ise, sürdürebilir desteği sağlamaktadır.
Ekibimiz, 25 yılı aşkın CANIAS ERP yolculuğunun 11 yılında, 40'ı aşkın projede %100'e yaklaşan müşteri memnuniyeti ile hizmet vermiştir.

CANIAS ERP müşterisi ya da müşteri olmaya aday bir firma iseniz, tüm sorularınız için bize ulaşarak, yardım talep edebilirsiniz.